表格操作

文档中经常需要使用表格来组织有规律的文字和数字，表格优点是结构严谨，效果直观。一张简单的表格往往可以代替大量的文字叙述，而且具有更直观的表达意图。

表格是由一个个小方框纵横排列而成的，这些小方框通常被称为“单元格”，单元格中可以填入文字、数字乃至图形。

创建表格 在插入点创建表格的方法有3种。

方法1. 利用工具栏上【插入表格】按钮。
① 【常用】工具栏/【插入表格】按钮，即可得到网格。
② 在出现的网格中，按下鼠标左键，向下拖动鼠标设置创建表格的行数和列数。
② 松开鼠标左键，Word自动把设置的表格插入到指定的位置。

方法2．利用【表格】菜单
① 单击【表格】菜单/【插入】命令/【插入】子菜单/【表格】命令/【插入表格】对话框。
② 在【表格尺寸】项目组中，设置表格的【列数】和【行数】。在【“自动调整”操作】项目组中，选中【根据内容调整表格】单选框，此时表格的宽度将会随着内容的多少而改变大小。
② 单击【确定】按钮，即可插入表格。

方法3. 绘制表格
① 【视图】菜单/【工具栏】命令/【工具栏】子菜单/【表格和边框】命令/【表格和边框】工具栏。
② 单击工具栏上的【绘制表格】按钮，光标变成钢笔形状，在插入表格的位置拖动光标，绘制出相应的横线和竖线即可。

编辑表格
选定单元格 表格的编辑操作依然遵循“先选中，后操作”的原则。将光标移到任意一个单元格左边界时，光标变成一个向右的实心黑箭头，此为单元格的选定条，单击鼠标选定单元格。如果将鼠标移到表格中某一列顶部，光标变成一个向下的实心黑箭头，单击鼠标选中当前列。如果将鼠标移到页面左侧空白区，单击鼠标即可选中当前行。

合并和拆分单元格 具体操作如下。
① 合并单元格。选中要合并的若干单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【合并单元格】命令。
② 拆分单元格。选中要拆分的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【拆分单元格】命令，打开【拆分单元格】对话框，在文本框中填入拆分的行数和列数，单击【确定】按钮。

编辑单元格内容 可以把表格中的每个单元格的内容分别看成一个小文档，对选定的单元格对象进行对齐方式的操作。具体的操作为：选中单元格的内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【单元格对齐方式】，单击水平垂直居中图标即可。另外用户也可以设置字体的字形、大小和颜色等。 另外，我们也可以根据内容随时插入和删除单元格、行和列，具体操作都可以通过单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令来完成。

表格格式化 可以给表格添加了表头，设置边框样式，这样不仅美化了表格，还能使表格内容清晰整齐，提高文档的可读性。下面我们分别来介绍操作步骤。

设置斜线表头
将插入点置于表格单元格/【表格】菜单/【绘制斜线表头】命令/【插入斜线表头】对话框...

设置表格边框
① 单击表格左上角的图标，选择整个表格。
② 鼠标右键/快捷菜单/【边框和底纹】命令/【边框和底纹】对话框。
③ 在设置中选择【方框】，并选择相应的线形、颜色和宽度，在预览框中查看效果，满意后单击【确定】按钮，就可达到实例中的效果。 我们也可以给选定的表格加底纹，方法与为段落加底纹类似，只是在【应用于】下拉列表中选择【表格】项目。

表格的数据处理 Word 2003中只支持简单的公式计算，要对数据进行复杂处理，就要使用Excel电子表格。

求和运算 在处理学生成绩的时候经常要计算总分，这可以利用Word表格的求和功能来完成。

① 例如要赵大的总分，将光标置于赵大所对应的总分单元格中。
② 【表格】菜单/【公式】命令/【公式】对话框。
③ 因为显示总分的单元格位于该行的最右端，所以系统自动在【公式】框中填入“=SUM（LEFT）”，表示对该行左边的数据求和。
④ 单击【确定】按钮，结果就出现在选定的单元格内，其余同学的总分也可用相同的方式计算。

排序 例如我们将“学生成绩总汇”实例中的总分按照升序排列，具体操作如下。
① 选中要排序的部分数据。
② 【表格】菜单/【排序】命令/【排序】对话框/【升序】单选按钮/【确定】按钮，即可完成总分的排序。

表格与文本的转换 对于有规律的文本内容，Word可以将其转换为表格形式，同样，Word也可以将表格转换成排列整齐的文档。

将文本转换成表格
① 用鼠标选定要转换成表格的文本/【表格】菜单/【转换】命令/【文本转换成表格】命令/【将文字转换成表格】对话框。
② 根据文本内容设置行数和列数：在【“自动调整”操作】标签下，选中【根据内容调整表格】单选框；在【文字分隔位置】标签下，选择文字间的分隔形式。设置完成后单击【确定】按钮，即可将文本转换成表格。
③ 在【将文字转换成表格】对话框中，单击【自动套用格式】按钮，打开【表格自动套用格式】对话框；在【表格样式】下拉列表中，选中“竖列型2”。
④ 设置完成后单击【确定】按钮，即可得到应用【自动套用格式】按钮转换成的表格。

将表格转换成文本
① 用鼠标选定要转换成文本的表格/【表格】菜单/【转换】命令/【表格转换成文本】命令/【表格转换成文本】对话框。
② 在【文字分隔符】下，选中【制表符】单选框。设置完成后单击【确定】按钮，即可将表格转换成文本格式。

常用工具

自动更正错误 Word中的自动更正功能，可以自动更正常见的键入错误、拼写和语法错误，也为我们创建、删除和插入自动更正词条提供了可能。

设置自动更正选项
① 【工具】菜单/【自动更正选项】命令/【自动更正】对话框。
② 在【自动更正】对话框中，若选中【显示“自动更正选项”按钮】复选框，则可以利用【自动更正选项】按钮撤销或启动关闭【自动更正选项】。
③ 选中【更正前两个字母连续大写】复选框，例如，将一个巩音讯输入了两个大写字母如：“G0od”那么Word将把第二个大写字母自动变成小写，即“Good”。注意：这个选项只适用于英文单词的前两个英文字符。
④ 选中【句首字母大写】复选框，若在句首输入“book”时，Word自动将首字母改为大写“Book”。
⑤ 选中【表格单元格的首字母大写】复选框，则可以将输入到表格单元格中的第一个字母大写。
⑥ 选中【英文日期第一个字母大写】复选框，当输入的英文星期一至星期日时，Word会自动将其首字母改为大写。
⑦ 选中【更正意外使用大写锁定键产生的大小写错误】复选框，误输入的大写字母将被改为小写字母，并且Caps Lock功能将被自动关掉。
⑧ 选中【键入时自动替换】复选框，则可以将【替换】标签下的字符替换为【替换为】标签下的字符。

创建自动更正内容 如果在编辑文档时经常输错一些相同的字符，例如：把“一丝不苟”输成“一比不句”等，我们可以通过创建自动更正词条来进行更正。
具体操作步骤如下。
① 单击【工具】/【自动更正选项】命令/【自动更正】对话框。选中【键入时自动替换】复选框，在【替换】标签下输入经常出错的字符，如“一丝不句”，再在【替换为】标签下输入正确的字符，如“一丝不苟”。
② 单击【添加】按钮，即可将该词条添加到自动更正词库列表中，如图3-85所示。设置完成后单击【确定】按钮。

拼写和语法检查 在编辑文档时，可以通过Word提供的拼写和语法检查功能，自动检查编辑过程中的出现的拼写和语法错误。
① 【工具】菜单/【选项】命令/【选项】对话框/【拼写和语法】选项卡。

② 在【拼写】选项下，选中【键入时检查拼写】复选框；在【语法】选项下，选中【键入时检查语法】复选框，单击【确定】按钮，此后键入时如果出现了拼写和语法错误，Word将会以红色或绿色波浪线显示出来。【拼写和语法】检查中其他的项目，用户可以根据需要进行设置。
③ 在带有红色波浪线的词语上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择更改项目，如果觉得该处没有错误，可以单击【全部忽略】。

需要注意的是，Word只能检查文档中一些比较简单或低级的错误，一些逻辑和语法错误还需要我们自己去检查。

生成目录 当用户编辑比较长的文档时，要在几十页的文档中查找特定的内容将很困难。这时我们可以根据文档中使用的样式建立一个目录或索引，里面有该文档的各级标题和相应页码，便于其他用户查找。
① 单击【插入】/【引用】/【索引和目录】命令/【索引和目录】对话框/【目录】选项卡
② 一般使用默认的设置即可，单击【确定】按钮，即可在插入点位置插入当前文档的目录。

邮件合并 邮件合并时将文件和数据库进行合并，快速批量地生成Word文档，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。邮件合并是在两个电子文档之间进行，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文档。“主文档”中包含有在合并文档中保持不变的文字和图形，“数据源”文档一般保存的多为通讯信息，以表格的形式存储，一行为一个完整信息，也称为一条记录。在“数据源”文档中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域。 准备好主文档和数据源后就可以开始邮件合并了，初学者可以按照向导步骤进行。
【工具】菜单/【信函与邮件】命令/【信函与邮件】子菜单/【邮件合并】命令/【邮件合并】任务窗格/根据【向导】完成合并。
方便的做法是通过【邮件合并】工具栏完成合并操作。
① 【视图】菜单/【工具栏】命令/【工具栏】子菜单/【邮件合并】命令/【邮件合并】工具栏。
② 单击【打开数据源】按钮，在【选取数据源】对话框中选取“数据源”文档。
③ 定位插入点，单击【插入域】按钮，打开【插入合并域】对话框，在域列表中选择要插入的域，例如班级、姓名等。
④ 单击【合并到新文档】按钮，完成邮件合并。

字数统计

【工具】菜单/【字数统计】命令/【字数统计】对话框/查看整篇文档的字数统计。

如果要查看文本块字数，选择文本块后进行字数统计操作。

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