基础级

实训要求与目的

1、掌握Excel的基本操作

2、掌握常见类型数据的输入

3、了解工作表的基本管理、格式化及编辑

实训任务

◇Excel的基本操作：Excel启动；Excel退出；观察Excel窗口界面；工作簿的创建和保存。

◇掌握各种类型数据的输入：输入文本、字符、数值（普通计数法、科学计数法、正负数）、日期与时间等；快速输入序列或相同的内容（连续区域内数据的输入、输入相同单元格内容、填充柄自动填写、填充命令输入）。

◇工作表的管理、格式化及编辑：

工作簿的创建与保存；活动单元格选择、区域选择（相邻与不相邻）；拆分、合并单元格；复制、移动、插入、删除单元格；清除单元格中的数据；内容的复制与粘贴；行与列的插入、删除、移动、选定操作、行高列宽的改变；设置网络线；工作表的命名、选定、插入、移动、复制、增删、切换、重命名操作；

设置单元格格式；条件格式；数据格式化；字体格式化；格式化对齐方式；设置边框与底纹；自动套用格式；

图片、艺术字、剪贴画插入，制作精美工作表。

实训题

如例制作电子表格

提高级

实训要求与目的

1、掌握Excel的基本操作

2、掌握常见类型数据的输入

3、掌握工作表的管理、格式化及编辑

实训任务

◇Excel的基本操作：Excel启动；Excel退出；观察Excel窗口界面；工作簿的创建和保存。

◇掌握各种类型数据的输入：输入文本、字符（电话号码和邮政编码作为字符输入）、数值（普通计数法、科学计数法、正负数、分数）、日期与时间等；快速输入序列或相同的内容（连续区域内数据的输入、输入相同单元格内容、填充柄自动填写、填充命令输入、自定义序列）。

◇工作表的管理、格式化及编辑：

工作簿的创建与保存；活动单元格选择、区域选择（相邻与不相邻）；拆分、合并单元格；复制、移动、插入、删除单元格；清除单元格中的数据；内容的复制与粘贴；行与列的插入、删除、移动、选定操作、行高列宽的改变；设置网络线；工作表的命名、选定、插入、移动、复制、增删、切换、重命名、隐藏与恢复操作；

设置单元格格式；条件格式；数据格式化；字体格式化；格式化对齐方式；设置边框与底纹；自动套用格式；

图片、艺术字、剪贴画插入，制作精美工作表；自动筛选功能。

实训题

如例制作电子表格

延展级

实训要求与目的

1、熟练掌握Excel的基本操作

2、熟练掌握各种类型数据的输入

3、熟练掌握工作表的管理、格式化及编辑

实训任务

◇Excel的基本操作：Excel启动；Excel退出；观察Excel窗口界面；工作簿的创建和保存。

◇掌握各种类型数据的输入：输入文本、字符（电话号码和邮政编码作为字符输入）、数值（普通计数法、科学计数法、正负数、分数）、日期与时间、逻辑值等；快速输入序列或相同的内容（连续区域内数据的输入、输入相同单元格内容、预置小数位输入数字、填充柄自动填写、填充命令输入、自定义序列）。

◇工作表的管理、格式化及编辑：

工作簿的创建与保存；活动单元格选择、区域选择（相邻与不相邻）；拆分、合并单元格；复制、移动、插入、删除单元格；清除单元格中的数据；定位条件选取；内容的复制与粘贴；行与列的插入、删除、移动、选定操作、行高列宽的改变；设置网络线；工作表的命名、选定、插入、移动（含将工作表移动到另一个工作簿）、复制（含将工作表复制到另一个工作簿）、增删、切换、重命名、隐藏与恢复操作；

设置单元格格式；条件格式；数据格式化；字体格式化；格式化对齐方式；设置边框与底纹；自动套用格式；

插入及编辑批注；图片、艺术字、剪贴画插入，制作精美工作表；自动筛选功能；视图管理器的使用。

实训题

如例制作电子表格

操作指南

快速输入数据

以“奖学金领取表”为案例。

创建新文档并输入表头

步骤1：打开Excel 2003，选中A1单元格，输入“班级”，按键盘上的Tab键，在B2单元格内输入“学号”二字。用相同的办法输入其他表头内容。
步骤2：选中表头单元格，然后单击工具栏中的“居中”按钮，使表头居中对齐。

快速输入相同的内容

步骤1：在A2单元格中输入“05防雷1”，将光标放在A2单元格的右下角，按键盘上的Ctrl键不放，拖动鼠标到A11单元格，在A2：A11单元格内出现了相同的内容。
步骤2：在A12单元格内输入“05探测3”，然后按住Ctrl键，利用填充柄实现复制功能，这样在A2：A24单元格内就快速地输入了班级信息。

输入等差序列的数字

步骤1：在B2单元格内输入“05001”，选中B2：B11单元格，执行【编辑】/【填充】/【序列】命令，弹出【序列】对话框，保持默认设置，最后单击【确认】按钮，就可以看到自动按顺序填充的效果。
步骤2：在B12单元格中输入“05093”，使用相容的方法自动填充B12：B24单元格。

将数字转换为文本格式

选中B2：B19单元格，执行【格式】/【单元格】命令，进入【数字】选项卡，在【分类】列表中选择【文本】按钮。单击【确定】按钮，就可以将数字格式转换为文本格式，数字将左对齐。

输入姓名及性别

选中C2单元格，输入姓名，按回车键继续输入下一个姓名，使用的相同的方法输入姓名和性别。

输入日期并设置其格式

步骤1：选中E2单元格，输入日期，按回车键后继续输入日期，用相同的方法输入其他的“出生年月”。
步骤2：选中E2：E24单元格，执行【格式】/【单元格】命令，弹出【单元格格式】对话框，进入【数字】选项卡，在【分类】列表中选择【日期】按钮。

输入货币格式的奖学金金额

在“奖学金金额”一列中输入数据，选中F2：F24单元格，执行【格式】/【单元格】命令，弹出【单元格格式】对话框，进入【数字】选项卡，在【分类】列表中选择【货币】选项，将【小数位数】设置为“0”。单击【确定】按钮。

输入时间

步骤1：在“领取时间”一列中输入时间。
步骤2：选择G2：G24单元格，执行【格式】/【单元格】命令，弹出【单元格格式】对话框，进入【数字】选项卡，在【分类】列表中选择【时间】选项，设置【类型】。单击【确定】按钮。

工作表的管理与编辑

本案例讲述如何利用Excel制作通讯录，其效果如图所示。

在通讯录中记载了“姓名”、“E-mail地址”和电话号码等多种信息，由此可见表格的结构是由所要记载的信息决定的。
在建立表格之前，必须首先对表格有个整体的规划，才有利于后面的文本内容输入和单元格格式的设置。因此在制作前，必须明确目标，对将要设计的表格先有个整体的轮廓，或者先在纸上画个草图，这样制作起来才会比较方便。

规划表格结构
由于我们要建立一个包含“姓名”、“部门”、“办公电话”、“家庭电话”、“QQ号”和“E-mail地址”等信息在内的通讯录，所以在Excel中输全部信息之前，我们需要对表格和信息加以规划。
步骤1：更改工作表的名称。
将鼠标的指针移动到Sheet1工作表的标签上，右击之后，在弹出的快捷菜单中单击【重命名】命令，然后输入新的名称即可。
步骤2：输入表头
选中单元格A1后，输入文本内容“通讯录”，并按Enter键结束。再在A2~F2单元格中分别输入“姓名”、“部门”、“办公电话”、“家庭电话”、“QQ号”和“E—mail地址”。

输入通讯录信息

在建立起通讯录的整体框架之后，便要进行通讯录信息的输入操作。
步骤1：输入联系人的姓名。
步骤2：输入联系人所在的部门。
由于联系人所在的部门可能存在许多相同的情况，因此我们可以利用复制和粘贴的方法提高输入效率。例如在单元格B3中输入“销售部”之后，单击该单元格，然后按快捷键Ctrl+C对该单元格的内容进行复制，此时该单元格的边框将呈现出循环转动的虚线框，接着单击单元格B7，再按Ctrl+V快捷键，即可把单元格B3中的内容复制到单元格B7中。
步骤3：输入联系人的办公电话以及家庭电话。
办公电话和家庭电话的输入格式取决与用户的个人喜好，在本例中，我们将联系人的固定电话按照“区号-电话号码”的格式进行输入。
如果直接输入，Excel将按照常规方式将其识别为数字而忽略掉第一位数字0。为了避免这种问题的出现，我们再选中“办公电话”和“家庭电话”两列中的固定电话单元格选，在【单元格格式】对话框中，单击【数字】选项卡，然后选择【分类】列表框中的【自定义】选项，在【类型】文本框中输入“0##########”，来表示电话号码的首位位0，后面跟10位数字。单击【确定】按钮之后，再在所有单元格中输入相应固定电话号码的后10位即可。
步骤4：输入联系人的QQ号。
步骤5：输入联系人的E-mail地址。
输入E-mail地址之后，系统会自动添加链接。如果单击E-mail地址的单元格，会启动电子邮件编辑器，而且将被自动填好邮件收件人的地址，这样我们便可以方便的发送电子邮件。
以上内容全部正确无误地输入完毕之后，便得到工作表。

插入行列

选中第A列，右击之后在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，即可在该列单元格的前面插入以整列。
插入行的操作也是如此。本例中，选中第一行，重复上述操作，即可在第一行的上方插入一整行。
此外，插入行或列时，也可以选定某一单元格，再单击【插入】I【单元格】命令，弹出的【插入】对话框中选择【整行】或【整列】单元钮即可。当需要删除某行或某列时，只需要选中该行或该列，再在快捷菜单中选择【删除】命令即可。

单元格格式设置

所有内容输入完毕后，最原始的“通讯录”工作表基本制作完成，接下来对工作表进行美化，使它更美观一些。
步骤1：合并相关的单元格。
按照习惯，作为总表头的“通讯录”应处与表格上方居中的位置，所以我们选中B2-G2单元格，然后单击【格式】I【单元格】命令，在弹出的【单元格格式】对话框中单击【对齐】选项卡、选中【合并单元格】复选框，然后单击【确定】按钮。
要在Excel中对单元格进行合并，除上讲述到的方法之外，还有两种方法可供选择。
方法一：选中所要合并的单元格区域，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】命令，即可弹出【单元格格式】对话框。
方法二：选中所要合并的单元格区域，然后单击【格式】工具栏中的【合并及居中】按钮，即可使所选区域合并，并可同时使区域内的文字居中。
步骤2：文字居中处理
为了美观，要对单元格中的某些内容进行对齐处理。
首先，将需要进行文字居中处理的单元格区域选中，本例位B2、B3~G3单元格，然后单击【格式】工具栏中的【居中】按钮，即可使所选区域内的文字居中。
依照上述方法，对“姓名”和“部门”两项下面的内容学习做居中处理，对“办公电话”、“家庭电话”、“QQ号”和“E-mail地址”下面的内容做左对齐处理，之后得到如图5-2-11所示的工作表。
步骤3：调整行高与列宽。
如果单元格的行高或列宽不合适，则需要进行相应的调整。
选中所要调整的区域，如本例中的B4~G16单元格区域。
执行【格式】/【行】/【行高】命令，即可弹出【行高】对话框。在文本框中输入所要设置的行高值后单击【确定】即可，本例中输入20.25。
列宽的设置方法与行高的设置方法基本相同。只需单击【格式】/【列】/【列宽】命令，设置相应的列宽值即可。
但上述的行高与列宽的设置方法仅局限于单个单元格或一系列行高值或列宽值箱体内个的单元格区域的情况，而更常用、更直观的方法使直接用鼠标拖动改变行高和列宽。
如本例中的表头项“通讯录”，可以把鼠标指针放在该单元格所在的行的行号的下边框上，当鼠标指针变成十字形上下双向箭头时，即可按住鼠标左键第单元格高度进行调整，在鼠标旁边会显示当前调整到的高度或宽度值。
将第二行高度调整到“32.25”，将第三行的行高调整到“22.25”，且把第一行的高度调整到“12.00”。以同样的方法将A列列宽调整到“2.88”；B列列宽调整到“8.38”,C列列宽调整到“10.63”，D列列宽调整到“12.13”，E列列宽调整到“12.13“，F列列宽调整到“11.00”，G列列宽调整到“21.25”。
步骤4：设置字体。
为了使表头等项目显得更加醒目，我们可以对其字体及字号进行设置。
选中所要设置文字字体的单元格区域，如“通讯录”B2单元格，然后单击【格式】工具栏中的【字体】及【字号】下拉表框，并分别选择，再单击【加粗】按钮，即可完成对该单元格的字体设置。
相应地，其他单元格内容的字体也可以按照同样的方法进行设置。再本例中单元格B3-G3都采用了10号宋体字并加粗，但其他区域只采用了10号宋体字，没有加粗。
由于“E-mail地址”项目中的内容又下划线，如果为了打印时效果更好些，我们可以对这些单元格区域进行如下处理：
为了统一字体的颜色，我们需要把“E-mail地址”项目中的内容的颜色改回黑色。选中G4~G13单元格，然后单击【格式】工具栏中的【字体颜色】按钮处的下拉箭头，再在颜色列表中选择【自动】按钮即可。
步骤5：设置单元格边框。
给单元格设置边框可以使工作表更加美观。
选中要进行边框设置的单元格区域，如本例的单元格B2，然后打开【单元格格式】对话框，选择【边框】选项卡，并选择【线条】I【样式】右边的第五根粗线条，接着单击按钮，设置所选单元格的粗线条下边框，如图5-2-16所示。
其他单元格区域的边框也可按照此方法进行设置。本例中。B3~G16单元格区域都应用了第七根细线条来设置下边框和内部边框、
步骤6：设置单元格背景颜色。
对单元格的颜色进行设置，可以使不同性质、不同含义的数据之间的区别体现得更加明显，也可以使整个页面显得更加美观。
选中要进行背景颜色设置的单元格区域，如本例中的B3~G3，再单击【格式】工具栏中的【填充颜色】按钮处的下拉箭头，并在颜色列表中选择【灰色-25%】按钮。
对其他区域填充颜色可类似进行。此例中我们对B4~B16单元格区域填充“茶色”，对C4~C16、E4~E16和G4~G16单元格区域填充“浅青绿”色。对D4~D16和F4~F16区域填充“浅黄”色。
至此，有关单元格的格式设置基本完毕。格式设置完成后“通讯录”工作表如图5-2-17所示。

插入和编辑批注

有时我们需要对某些内容添加一些备注信息，但如果将其单独制作在工作表中，可能会影响整体效果。在这种情况下，我们可以利用插入批注的方法来解决。比如在通讯簿中出现两个姓名相同的联系人时，就可以采用这种方法。
本例为了在工作表中反映联系人“张三丰”是高中的同学，所以需要加批注注明。
步骤1：首先选中需要加批注的单元格，然后单击【插入】/【批注】命令。
步骤2：此时会在选定的单元格附近弹出一个批注文本框，在文本框里输入批注内容，输入完毕后，用鼠标单击其他任意单元格即可，以后每当鼠标光标移动到插入批注的单元格上时，该单元格的批注便会自动显示出来。
如果项对已经插入的批注进行编辑，则执行【插入】/【编辑批注】命令。若要删除批注，则单击【编辑】/【清除】/【批注】命令即可。

利用自动筛选功能选择所需项目

有时我们需要查找某一部门的人员的联系方式，这时便可以使用自动筛选功能。
步骤1：选中单元格B3，然后单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。
步骤2：此时会在第三行的B3~G3单元格区域中显示下拉箭头。
单击C3单元格中的下拉箭头，选中“销售部”。
此时便可以筛选处“销售部”人员的联系方式。

视图管理器

同一张工作表对与具有不同权限的人，有用的信息时不同的。为了保证一张工作表仅向有关人员提供有用信息，而将其他信息隐藏，或者出于打印的目的，我们只希望打印出对自己有用的信息。这些问题都可以利用视图管理器来解决。
步骤1：要在当前工作表中进行格式设置和信息筛选，单击【视图】/【视图管理器】命令，此时弹出【视图管理器】对话框。
步骤2：单击【添加】按钮，在随后弹出的【添加视图】对话框的【名称】文本编辑框中输入新视图的名称，再单击【确定】按钮。
步骤3：按照此方法创建视图“开发部”、“生产部”、“销售部”、“经理”，分别表示开发部人员列表，生产部人员列表，销售部人员列表以及经理人员列表。
步骤4：选择【视图】/【视图管理器】命令，再在【视图管理器】对话框中选择所要显示的视图名，然后单击【显示】按钮，工作表即可转到相应的视图。

保存Excel工作簿

工作表制作完成之后，需要对工作簿进行保存。
步骤1：单击【常用】工具栏中的【保存】按钮，弹出【另存为】对话框。
步骤2：在【文件名】文本框中输入所要保存文件名称，并选择合适的保存位置，然后单击【确定】按钮即可。
对于本例，我们可以将制作号的工作簿命名为“通讯录”，并保存在【我的文档】中。
至此，“通讯录”工作簿制作的全过程就结束了。

 

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