基础级

实训要求与目的

1、了解的查询创建与使用

2、了解创建报表

通过本次实训，了解创建查询，用于筛选记录的方法；了解使用设计视图创建报表，用以显示和打印表中的数据。

实训任务

◇查询的创建与使用：以学生管理系统为例，在表之间建立一对一、一对多、多对多的关系；创建“选择查询”；为查询添加和删除目标字段；查询的保存。

◇创建报表：使用向导创建报表；浏览报表；向报表中添加文字；修改“报表”中值的边框线条宽度及样式。

实训题

以学生管理系统为例

提高级

实训要求与目的

1、掌握的查询创建与使用

2、掌握创建报表

通过本次实训，掌握创建查询，用于筛选记录的方法；掌握使用设计视图创建报表，用以显示和打印表中的数据。

实训任务

◇查询的创建与使用：以学生管理系统和图书管理系统为例，在表之间建立一对一、一对多、多对多的关系；创建“选择查询”；为查询添加和删除目标字段；查询的数据表视图操作；汇总数据操作；查询的保存；创建参数查询；利用简单表查询向导建立查询。

◇创建报表：使用向导创建报表；浏览报表；向报表中添加文字；修改“报表”中值的边框线条宽度及样式；报表打印的页面设置

实训题

以学生管理系统和图书管理系统为例

延展级

实训要求与目的

1、熟练掌握的查询创建与使用

2、熟练掌握创建报表

通过本次实训，熟练掌握创建查询，用于筛选记录的方法；熟练掌握使用设计视图创建报表，用以显示和打印表中的数据。

实训任务

◇查询的创建与使用：以学生管理系统为例，在表之间建立一对一、一对多、多对多的关系；创建“选择查询”；为查询添加和删除目标字段；查询的数据表视图操作；汇总数据操作；查询的保存；创建参数查询；利用简单表查询向导建立查询；利用交叉表查询向导建立查询；使用查找重复项查询向导建立查询；使用查找不匹配项查询向导建立查询。

◇创建报表：使用向导创建报表；浏览报表；向报表中添加文字；修改“报表”中值的边框线条宽度及样式；报表打印的页面设置

实训题

以学生管理系统和图书管理系统为例

操作指南

查询的创建与使用
本实训数据库学生信息管理系统.mdb；本实训的最终查询结果如图所示。

打开一个查询的设计视图，在弹出的【显示表】对话框中选择“学生基本信息”表，并单击【添加】按钮。

单击【显示表】对话框中的【关闭】按钮，将对话框关闭，并切换到新建查询的设计视图上。这时，查询设计视图的字段列表会显示出表中的字段。

在查询设计视图的设计网格中设计此查询的结果中将要显示的字段。

在设计网格中编写筛选条件。在本查询中，要求筛选出1985年出生的男生记录，秘以应该在“性别” 字段中设置查询条件为“男”；“出生年月” 字段中设置查询条件为“berween # 1985-1-1 and 1985-12-31 #”。这两个条件的关系是“与”，表示“男生”和“1985年出生”两个条件同时满足。

执行【文件】/【保存】命令，在弹出的【另存为】对话框中输入【查询名称】为“1985年出生的男生”然后再单击【确定】按钮。

执行【视图】/【数据库视图】命令，或执行【查询】/【运行】命令可以查看到该查询执行的结果。

执行【视图】/【SQL视图】命令，可以看到该查询对应的SLQ语句，这些SLQ语言是在设计查询的同时由系统自动生成的。

报表的创建与使用

使用设计视图创建不个报表，用以显示和打印表中的数据。

打开【数据库】窗口的【报表】对象页面，单击【新建】按钮，打开【新建报表】对话框。在【新建报表】对话框中选择“设计视图”选项，并选定“学生基本信息”表作为数据源。

单击【确定】按钮，系统会打开一个空白的报表的设计视图，同时还会打开【字段列表】窗口和【工具箱】窗口。在这张空白的报表的设计视图中包含了“页面页眉”、“主体”和“页面页脚”节。

执行【视图】/【属性】命令/【属性】对话框。在使用设计视图报表时，可以使用【属性】对话框对报表及控件进行各种设置。

在“报表页眉”节添加一个标签控件，输入文本“图书”选定该标签，单击【格式】/【大小】/【正好容纳】命令，将标签大小设置为“正好容纳”。然后利用【格式】工具栏，设置字体为“黑体”，字号为“18”磅，字体为“粗体”。

在【字段】列表窗口中选中字段，将其拖放到“主体”节，创建字段控制及附加的关联标签。然后选定所有关联标签，单击工具栏上的剪切按钮，将标签与关联文本框分离。再选中“页面面眉”节，单击工具栏上的粘贴按钮，将这些标签粘贴到“页面页眉”上。最后将各个标签和字段文本框水平拉开。

接下来对各个控件的大小、位置等属性进行设置。选定所有标签和字段文本框，设置边框样式为“实线”、文本字体为“宋体”、字号为“11”磅且居中显示。最后将所有的控件调整到这当的位置，并调整页面面眉节和主体节的高度，使之正好容纳所包含的空件。格式化的设置方法和在窗体设计时相同。

执行【视图】/【打印预览】命令可以看到报表的最终显示效果。

几种查询的创建

利用简单表查询向导建立查询

首先用鼠标单击数据库窗口的[新建]按钮/[新建查询]窗口/在列表框中选择[简单查询向导]/[确定]按钮。在出现的简单查询向导窗口上，选择新建查询中需要用到的字段名称。由于这些字段可能在不同的表或查询中，先要在[表/查询]下拉框的下拉菜单中选择需要的表或查询，这时在可用字段列表框中的字段就是所选择的表或查询中的全部可用字段了。

用鼠标单击选中需要的“字段”，再单击[向左移]或[向右移]按钮就可以将这个选项作为新建查询中的一个选定的字段。将所有需要的字段都选定以后，单击窗口上的[下一步]按钮，在下一个窗口中为新建的查询取名，并单击[完成]按钮。

利用交叉表查询向导建立查询

Access支持一种特殊类型的总计查询，叫做交叉表查询。利用该查询，你可以在类似电子表格的格式中查看计算值。

要创建一个交叉表查询，首先在数据库窗口中单击[新建]按钮，并在弹出的窗口中单击选中[交叉表查询向导]项，然后单击[确定]按钮。在出现的[交叉表查询向导]窗口中，第一步要求选择含有交叉表的表或查询的名称。第二步要选择在交叉表中哪些字段的值用来做行标题。最多只能选择三个字段。第三步要选择在交叉表中哪些字段的值用来做列标题。第四步要选择在表中的交叉点计算出什么数值。第五步中需要为新建的查询取名，并单击[完成]按钮。这样一个交叉表查询就完成了。可以看到，交叉表查询功能是用来计算汇总值的。

使用查找重复项查询向导建立查询

在Access中，可能需要对数据表中某些具有相同的值的记录进行检索、分类。利用系统提供的[查找重复查询向导]可以快速地完成一个[查找重复项]查询。首先在数据库窗口中单击[查询]选项卡，然后单击[新建]按钮，在[新建查询]对话框中，单击[查找重复查询向导]，单击[确定]按钮。[查找重复项查询向导]的第一步与前面的两种查询向导一样，根据需要选取查询的对象，第二步选取设为重复值的字段，系统会按照选取的字段自动对数据表中的记录进行检索，按照设定的字段分类检索。第三步选择另外查询的字段。其实，在此处选择的查询内容是用户想了解的信息，即有哪些记录具有相同的内容。在最后一个向导对话框中输入新建查询的标题，或者接受系统提供的默认值，并且选择生成查询之后的操作，即可以选择在[数据表]视图中打开查询查看信息或在[设计]视图中修改查询设计。单击[完成]按钮结束查询的建立。

使用查找不匹配项查询向导建立查询

在Access中，可能需要对数据表中的记录进行检索，查看它们是否与其他记录相关，是否真正具有实际意义。利用[查找不匹配查询向导]可以快速地完成。

首先在数据库窗口单击[新建]按钮。在[新建查询]对话框中，单击[查找不匹配查询向导]，单击[确定]按钮。向导的第一步要用户选取查询的两个对象，即记录相关的两个数据表。选定之后，单击[下一步]按钮。在下一步中，选定前面选取的两个表间匹配的字段。系统会自动根据匹配的字段进行检索，查看不匹配的记录。第三步选取能够代表查询记录的字段。可以从对话框左侧的可用字段列表向右侧窗口中选取用户需要的字段，选取没有特定的要求。在最后一个向导对话框中输入新建查询的标题，或者接受系统提供的默认值，并且选择生成查询之后的操作，单击[完成]按钮结束查询的建立。

建立SQL查询

SQL查询是用户使用SQL语句直接创建的一种查询。实际上，Access所有的查询都可以认为是一个SQL查询，因为Access查询就是以SQL语句为基础来实现查询的功能。不过在建立Access查询时并不是所有的查询都可以在系统所提供的查询[设计]视图中进行创建。由于查询只能通过SQL语句来实现，SQL查询可以分为以下四类：联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询。要想在Access中建立SQL查询，首先要建立一个新的查询，然后单击[视图]菜单，选择[SQL视图]命令，这样在屏幕上就出现了一个文本框，用来书写SQL语句。将用到的SQL语句输入完毕后，再单击[视图]菜单，选择[数据表视图]命令，就可以看到刚才SQL语句所起的作用了。

创建参数查询

参数查询可以在运行查询的过程中自动修改查询的规则，用户在执行参数查询时会显示一个输入对话框以提示用户输入信息，这种查询叫做参数查询。当需要对某个字段进行参数查询时，首先切换到这个查询的设计视图，然后在作为参数使用的字段下的“准则”单元格中，在方括号内键入相应的提示文本。此查询运行时，Access将显示该提示。输入完毕后，将查询切换到数据表视图，这时在屏幕中就会出现一个对话框，提问你需要限制哪个参数。此时输入一定的条件就可以看到查出的满足条件的记录。Access 的参数查询是建立在选择查询或交叉查询的基础之上的，是在运行选择查询或交叉查询之前，为用户提供了一个设置准则的参数对话框，可以很方便地更改查询的限制或对象。当然不仅仅可以建立单个参数的查询，还可以同时为其他字段建立准则提示的查询。

 

 

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