Access数据库的管理

作为一个现代的关系数据库管理系统，Access 2003不但能够创建和管理一个结构严谨且功能完善的关系数据库系统，而且它还提供了各种用于管理数据库系统的使用工具。

这些使用工具可以从多方面实现对数据库系统的管理，比如：通过加密工具提高数据库系统的安全；通过压缩和备份等工具来对数据库系统进行维护；通过导入与导出工具提高数据库系统的安全；通过压缩和备份等工具来对数据库系统进行维护；通过导入与导出工具实现Access的数据库与其他格式的数据之间的交互能力等。

Access数据库加密
在Access 2003中，可以为打开数据库设置密码，对数据库进行有效的安全保护。当打开设置有密码的数据库时，将显示要求输入密码的对话框，只有输入了正确的密码，才能打开该数据库。

设置数据库密码

① 关闭数据库。对于网上共享的数据库，还应该确保所有其他用户都已关闭该数据库。
② 启动Access 2003，选择【文件】/【打开】命令/【打开】对话框/选择要加密的数据库/单击【打开】按钮右侧的下拉箭头/【以独占方式打开】命令，打开数据库。

③ 选择【工具】/【安全】/【设置数据库密码】命令/【设置数据库密码】对话框/在【密码】文本框中输入自己的密码/在【验证】文本框中再次输入密码进行。

④ 单击【确定】按钮，完成数据库密码的设置。
⑤ 下次打开设置有密码的数据库时，将弹出【要求输入密码】对话框。当用户输入密码正确时，才能打开该数据库；如果输入的密码不正确，access将不允许打开该数据库，并弹出【密码无效】对话框。

撤消数据库密码

① 以独占方式打开数据库。
② 在弹出的【要求输入密码】对话框中输入之前设置的密码，打开数据库。
③ 选择【工具】/【安全】/【撤消数据库密码】命令/【撤消数据库密码】对话框/在【密码】文本框中输入当前数据库的密码/单击【确定】按钮，可撤消当前数据库的密码。

Access数据库的压缩与修复

经常对数据库执行添加、删除和修改数据等操作，会使数据库文件的存储空间产生许多碎片，导致磁盘的使用效率降低、数据库的访问性能变差。Access的“压缩和修复数据库”功能，通过制作文件副本，并重新组织文件在磁盘上的存储方式，来压缩数据库文件。同时还可以修复数据库文件中的表、窗体、报表或模块的损坏，改善数据库的性能。

①选择【工具】/【数据库实用工具】/【压缩和修复数据库】命令/【压缩数据库来源】对话框/选定数据库文件。
② 单击【压缩】按钮/【将数据库压缩为】对话框/该对话框中输入一个文件名作为压缩后的新数据库文件名。
③ 单击【保存】按钮，系统便会对原数据库进行压缩并存储为一个新的数据库文件。

Access数据库的导入与导出

在实际使用计算机的过程中，不同的用户可能使用不同的应用程序来存储数据。Access提供了能够存取多种格式数据的功能，实现了Access数据库与其他应用程序共享数据的能力，从而大大扩展了Access数据库的应用范围。
Access能够存取的外部数据格式有：Excel、Foxpro、SQL Server、文本文件、ODBC数据库和XML文件等。对于不同的外部数据格式，“导入”和“导出”的具体步骤不完全相同。

导出数据
“导出”数据就是将Access数据库的表、查询、窗体和报表转换为其他数据库文件或其他格式的数据。
导出到Excel表格中。
① 打开数据库的【数据库】窗口。
② 在【表】对象页面中，选中表。
③ 单击【文件】/【导出】命令/【导出】对话框。在该对话框中选择导出文件的“保存位置” “保存类型”和“文件名”。这里选择“Microsoft Excel97-2003”作为保存类型，并输入导出文件的文件名。
④ 单击【导出】按钮，系统会自动在指定位置生成导出的Excel文件。

导入数据

“导入”数据就是将各种格式的外部数据转换为Access数据库的表。导入表和源数据不再有任何联系，导入表和其他表具有完全相同的性质，可以修改表的结构和维护表中的数据。如果外部数据也是Access数据库，则可以导入所有对象。
例如，将Excel数据库中的表导入到Access数据库中。
① 启动Access 2003，并建立数据库。
② 单击【文件】/【获取外部数据】/【导入】命令/【导入】对话框。在【导入】对话框中选择Excel文件类型，并选中文件。
③ 单击【导入】按钮/【导入数据表向导】对话框/按对话框所示，一步步设置，可以有选择地将指定Excel记录导入到数据库中。

 

何时使用导入或联接

在Access中，可以很方便地从外部数据库中获取数据，这些数据库包括Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro、SQL SERVER等。 在Access中，可以用“获取外部数据”命令来获取外部数据库的数据，这个命令包括两种方式“导入”和“链接表”。对于不同的外部数据库可以用不同的获取方式。而且在Access中，不光可以获取外部数据，还可以导出别的数据库，就是将用Access建立的数据库保存为别的数据库形式。

在我们使用“导入”这个方法来获取外部数据时需要注意几个条件。
一、需要我们打开的数据库文件相对来说比较小，而且不会被其他数据库应用程序的用户频繁更改。
二、不需要与其他数据库应用程序的用户共享数据。
三、你正在替换以前的数据库应用程序，而且不再需要以前的数据格式。
四、在使用其他数据库中的数据时，需要最佳性能。

使用“链接表”方法来获取外部数据时也需要注意几个条件：
一、需要打开的文件比较大，甚至比本地Access数据库的最大容量（1GB）还要大。
二、这个文件经常被其他数据库应用程序的用户更改。
三、必须在网络上与其他数据库应用程序的用户共享这个文件。
四、需要把应用程序分布到几个单独的用户那里，而且，你可能要不断更新开发的应用程序接口，将“应用程序”与数据分开可以更容易地更新应用程序，而不会干扰用户积累的数据。

这就是为什么要在“获取外部数据”这个过程当中设置两种方法。如果要用的数据库并不大，但每天都可能要修改，而且由几个人来修改不同的部分，对于这种情况，最重要的是每天都有新的数据要处理，而单纯的将表导入进来，由于在Access中开发新的系统需要一定的时间，在这段时间内就有可能有新的数据输入进来。开始导入的数据就有很多可能已经更新了。所以这时使用“链接表”就不会出现这种问题，干扰到别的用户积累的数据。

 

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